上海會(huì)務(wù)公司在策劃會(huì)議活動(dòng)時(shí)，總要先進(jìn)行詳細(xì)的設(shè)備，把各個(gè)階段的工作和應(yīng)對(duì)方法都安排好，保證會(huì)議的正常進(jìn)行，其中會(huì)議中有一些需要注意的地方，對(duì)會(huì)議的順利進(jìn)行的影響是非常大的，現(xiàn)在就為大家介紹一下。
會(huì)前：把握三個(gè)要點(diǎn)
制訂詳細(xì)的計(jì)劃。會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及調(diào)查研究、安排議題、準(zhǔn)備文件、會(huì)議接待、布置會(huì)場、會(huì)議編組等多項(xiàng)工作，必須制訂詳細(xì)的計(jì)劃。對(duì)大型會(huì)議或規(guī)格較高的會(huì)議，應(yīng)成立秘書組、會(huì)務(wù)組、宣傳組、后勤組、安全保衛(wèi)組等工作小組，若有室外活動(dòng)還應(yīng)成立交通秩序管理組;對(duì)小型會(huì)議，也要成立秘書組或會(huì)務(wù)組。要將每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)具體工作的責(zé)任明確到人。
根據(jù)分工落實(shí)。秘書組提前確定會(huì)議議程，印制好領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件、典型材料等;會(huì)務(wù)組應(yīng)提前落實(shí)好日程安排、行程路線、會(huì)標(biāo)制作等工作;宣傳組要提前組織好攝影攝像人員和錄音、記錄人員，保證會(huì)議期間及時(shí)到位;后勤組要提前將參會(huì)人員的姓名、職務(wù)、性別、民族掌握準(zhǔn)確，安排好食宿等，還要根據(jù)其他工作組的預(yù)算和意見，及時(shí)提供各項(xiàng)后勤保障;安全保衛(wèi)組要根據(jù)會(huì)議規(guī)格高低，做好會(huì)場及代表駐地的安全保衛(wèi)工作。
會(huì)前反復(fù)檢查。會(huì)前檢查分為由領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會(huì)籌備處各組匯報(bào)和現(xiàn)場檢查兩種方式，其中，現(xiàn)場檢查是主要形式。會(huì)前檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場布置以及安全保衛(wèi)工作等。大中型會(huì)議的會(huì)前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗(yàn)人員的定崗定位，交通指揮及主席臺(tái)服務(wù)人員的就位，會(huì)議播放唱片的檢查等。
會(huì)中：搞好三項(xiàng)服務(wù)
會(huì)中是從會(huì)議簽到至?xí)h結(jié)束時(shí)的這一段時(shí)間，從地點(diǎn)上可分為場前服務(wù)、場內(nèi)服務(wù)、場外服務(wù)三個(gè)部分，各環(huán)節(jié)之間要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，并樹立保密意識(shí)，防止泄露機(jī)密。
場前服務(wù)。主要包括簽到和材料分發(fā)、引導(dǎo)入座等工作。對(duì)規(guī)模較大、時(shí)間較長的會(huì)議，要制訂場前服務(wù)活動(dòng)方案，明確工作人員，包括簽到負(fù)責(zé)人、材料分發(fā)負(fù)責(zé)人、引導(dǎo)入座負(fù)責(zé)人等;對(duì)小型會(huì)議、時(shí)間較短的會(huì)議和大型會(huì)議中的每次分會(huì)，也要簽到，以便統(tǒng)計(jì)人數(shù)，掌握情況。簽到一般采取在簽到薄上簽名，發(fā)放入場證、簽到卡，在名單上圈到等形式，并同時(shí)分發(fā)會(huì)議文件和材料。大中型會(huì)議，專門成立文件分發(fā)處。分發(fā)文件要注意編號(hào)、登記、按組分發(fā)，須會(huì)后收回的文件，要注明“會(huì)后收回”字樣和收文人姓名、收文時(shí)間。對(duì)于屬于國家機(jī)密的文件材料，更應(yīng)嚴(yán)格登記，及時(shí)收回，以免泄密。參會(huì)人員進(jìn)場時(shí)，一般由工作人員引導(dǎo)入座，特別要注意引導(dǎo)主席臺(tái)就座人員入座。
場內(nèi)服務(wù)。主要包括會(huì)議記錄、錄音、攝影攝像以及其他會(huì)場服務(wù)。對(duì)大中型會(huì)議或重要會(huì)議，需拍攝照片、錄音、錄像，以便留存。同時(shí)，在主席臺(tái)下設(shè)立“值班席”，以便處理臨時(shí)事項(xiàng)，聯(lián)系內(nèi)外、傳遞信息。會(huì)議工作人員要謹(jǐn)慎行事，不要干擾會(huì)議的正常進(jìn)行。會(huì)議進(jìn)行中，如發(fā)生臨時(shí)變動(dòng)情況，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并根據(jù)指示采取應(yīng)急措施，妥善處理。
場外服務(wù)。主要包括場外安全保衛(wèi)，預(yù)防突發(fā)性事件發(fā)生，維護(hù)會(huì)場秩序;落實(shí)與會(huì)人員的食宿安排，根據(jù)實(shí)際情況作出臨時(shí)性調(diào)整;設(shè)立醫(yī)療室，搞好醫(yī)療服務(wù);備好車輛，方便與會(huì)人員外出等。
會(huì)后：抓好三件事
善后服務(wù)。主要內(nèi)容有組織與會(huì)人員離會(huì)、整理會(huì)議記錄、起草會(huì)議紀(jì)要、撰寫會(huì)議簡報(bào)、發(fā)布會(huì)議新聞等。組織與會(huì)人員離會(huì)時(shí)，要詳細(xì)了解與會(huì)人員返回原單位的時(shí)間和交通工具，協(xié)助購買飛機(jī)票、車票或提供其他服務(wù)等。對(duì)個(gè)別需要暫留的代表，要妥善安置住宿。對(duì)會(huì)議的記錄、簡報(bào)、新聞發(fā)布工作，要明確專人負(fù)責(zé)，做好全程記錄。根據(jù)需要，及時(shí)起草會(huì)議紀(jì)要，或印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話。對(duì)會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議新聞等材料的印發(fā)工作，要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審批制度，確保會(huì)議記錄、報(bào)道等內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、簡明扼要、符合行文程序。
會(huì)后總結(jié)。召集會(huì)務(wù)工作人員認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找工作差距，討論下步意見，使以后辦理同類會(huì)議時(shí)有所借鑒。同時(shí)，適當(dāng)對(duì)會(huì)務(wù)有功人員和有關(guān)部門進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)在會(huì)務(wù)工作中未能盡職盡責(zé)的同志提出適當(dāng)?shù)呐u(píng)，如有嚴(yán)重失誤或玩忽職守的情況，則追究有關(guān)人員的責(zé)任。
會(huì)后督查。其目的是對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)辦理情況進(jìn)行檢查和督促，確保會(huì)議精神落到實(shí)處，從三個(gè)方面做起：一是明確督辦人員。一般由黨委辦、政府辦督查室同志兼任，也可根據(jù)工作需要從有關(guān)部門抽調(diào)。明確分工，在某一階段專職專責(zé)。二是健全登記制度，建立督查臺(tái)賬，逐項(xiàng)列出檢查催辦的事項(xiàng)，下發(fā)督辦通知單，包括督辦內(nèi)容、督辦人、督辦日期、被督單位、辦理情況、聯(lián)系人及電話等，定期記載進(jìn)展情況，定期印發(fā)督辦通報(bào)，一并納入年度目標(biāo)管理。三是建立匯報(bào)制度。每次會(huì)議決定事項(xiàng)督辦結(jié)果要通過口頭匯報(bào)、書面匯報(bào)、專題報(bào)告等多種方式向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保每次會(huì)議開時(shí)成功，開后見效。
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