會議策劃執行是將活動所有的規劃與設想付諸實踐的過程，是整個會議活動的關鍵所在。一份完美的會議策劃，不僅要有創意性，還要有足夠的可行性，整個團隊的執行能力也一直都是甲方在選擇會務策劃公司的時候所看重的。一場會議想要執行的高效且順利，離不開眾多人員的認真與努力。下面就與大家分享一些上海會議策劃執行的相關注意事項。
一、確認和協調會議相關事項：包括會議時間、會議地點、會議主題、會議參與人員、會議流程等。這些一定要和會議的主持者溝通到位，以免活動現場出問題。
二、確認與會人員能夠及時參加會議。在活動開始前一周就要了解到哪些人能夠開參加會議，在會議舉行的前一天，通過郵件或者短信提醒這些參會者會議時間。在活動開始的前20分鐘可通過網絡或者電話再次提醒這些與會人員。
三、檢查會場。會議開始前對整個會場進行檢查，尤其是一些細節之處，一定要做到位。
四、調試會場設備。會議開始前，查看所需材料是否準備齊全，對活動所要用到的設備進行調試。提前調試場地內的電腦和投影儀，以及音響和麥克風，確保這些設備能夠正常使用。另外，還要準備備用的麥克風和音響，一旦有意外發生，及時應對。
五、活動簽到。在會議入口處設置簽到臺，所有與會者進行會議簽到。簽到有傳統的紙質簽到，還有時尚的網絡簽到，二者均可。同時，在簽到處，發放活動的相關資料袋給與會者。
六、準備席卡與茶水。主席臺一般是嘉賓、重要人員就坐的要提起準備好席卡，還有茶水和資料放置。
七、調試會場的空調。會議開始前，根據天氣調試好會場的溫服與濕度，保證室內溫度適宜。
八、會議開始前，溫馨提醒所有與會者保持手機靜音。對會議主題進行強調與介紹。
九、會議開始后，確保活動現場安靜，安排好會議記錄員對會議進行記錄，安排攝影師對會議進行拍照和攝像。
十、會議茶歇，如果會議時間較長，中間要安排茶歇，可準備一點點心和水果。
十一、會議結束后，一定要做好善后工作，對會議室進行整理。對活動現場進行清理，所有的設備放歸原位。
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